După un import, numărul de contacte poate fi corect, dar activitățile lor pot apărea la altă companie. Un câmp gol poate avea alt sens decât înainte, iar două departamente pot folosi aceeași denumire pentru stări diferite ale unei oportunități. Verificarea migrării trebuie să ajungă până la felul în care oamenii vor folosi datele.
Pregătirea începe cu un inventar al surselor: aplicația veche, fișierele echipelor, atașamentele și integrările care scriu date. Pentru fiecare sursă, numește persoana care poate explica informațiile și aproba transformările. Administratorul bazei de date poate identifica formatul; managerul de vânzări trebuie să confirme sensul unei etape comerciale.
Decide ce intră în noul sistem
Separă datele necesare operării de cele care vor rămâne în arhivă. Consemnează intervalul acoperit, proprietarul și locul în care istoricul va putea fi consultat. Orice decizie de păstrare sau ștergere trebuie să urmeze politica firmei și cerințele aplicabile datelor respective.
Ghidul Microsoft pentru migrare recomandă planificarea datelor, a transformărilor și a procesului de transfer. Pentru un CRM, traduce această pregătire într-o mapare pe care o pot revizui și colegii care folosesc informațiile zilnic.
Pentru fiecare câmp, notează sursa, destinația, regula de transformare și persoana care aprobă regula. „Client activ” are nevoie de o definiție: are contract în vigoare, a cumpărat în intervalul ales sau este marcat manual? Dacă sursele folosesc sensuri diferite, decide cum le reprezinți înainte de import.
Păstrează identificatorii vechi într-un câmp dedicat, unde modelul de date permite. Într-un exemplu ipotetic, echipa primește sesizarea că oportunitatea 1842 are o valoare greșită. Legătura cu identificatorul original îi permite să urmărească înregistrarea în export și în jurnalul transformării, fără o căutare după nume.
Tratează duplicatele ca decizii asupra datelor
Două înregistrări cu nume asemănător pot reprezenta companii diferite. Două adrese de email pot aparține aceleiași persoane. Stabilește regulile de potrivire și trimite cazurile ambigue spre verificare, în loc să le unești automat după un singur câmp.
Microsoft Dataverse folosește reguli pentru detectarea duplicatelor și documentează limitele procesului. Regulile implicite nu acoperă automat toate tabelele și toate situațiile unei firme. Verifică separat comportamentul metodei de import folosite și modul de tratare a înregistrărilor respinse.
Pentru fiecare reunire, stabilește ce informație se păstrează și cine devine responsabilul înregistrării. Arhivează raportul deciziei împreună cu versiunea regulilor. Astfel, o sesizare ulterioară poate fi investigată pornind de la ce s-a executat efectiv.
Testează relațiile printr-un flux de lucru
Fă un import de probă într-un mediu separat. Alege un eșantion care include clienți cu mai multe contacte, oportunități deschise, activități vechi, diacritice, câmpuri lipsă și atașamente. Protejează copiile de test la fel de atent ca sursele lor și limitează accesul la persoanele implicate.
Propunem următoarea verificare cu un utilizator din vânzări: caută un client, deschide contactul, consultă ultima discuție și actualizează o oportunitate de test. Repetă cu un rol care are acces limitat. Înregistrează relațiile greșite, câmpurile neclare și informațiile inaccesibile, chiar dacă importul nu a raportat erori.
Compară și totalurile pe categorii convenite: companii, contacte, oportunități și activități. Pentru valori monetare, păstrează separate monedele și regulile de conversie. Un total global poate ascunde o eroare de încadrare.
Pregătește momentul trecerii
Lista Microsoft pentru lansare cere repetarea migrării, verificarea încadrării în fereastra de trecere și aprobarea proceselor de către business. Cronometrează repetiția cu un volum reprezentativ și rezervă timp pentru verificările de după import.
Scrie cine oprește modificările în sistemul vechi, cum preiei ultimele schimbări și cine decide continuarea sau amânarea. Planul de revenire trebuie să precizeze și ce se întâmplă cu datele introduse între timp în noul CRM; simpla redeschidere a aplicației vechi le poate lăsa în urmă.
Pentru o discuție despre CRM și aplicații enterprise, pregătește lista surselor, un exemplu anonimizat de export și fluxul de lucru pe care echipa îl va valida după migrare.